• Gabriel Rodrigues

Como administrar tu equipo externo basado en datos:

Actualizado: abr 5


¿Administrar tu equipo externo basado en datos es un desafío?


Independiente de cual sea el ramo de actuación de tu empresa (telecomunicacion, ventas, mantenimiento, etc), si tu tienes un equipo externo sabes que muchas veces aparecen preguntas o problemas en el momento de la gestión. Por más que confíes en tus colaboradores, a veces aparecen dudas:


  • ¿Cómo saber si el KM recorrido por el funcionario es el correcto?

  • ¿Será que él no está procrastinando?

  • ¿Cómo será que fue la visita? El cliente se sintió satisfecho?

  • ¿Será que él siguió todo el paso a paso?

Para no enfrentar esta incertidumbre, existe un medio de controlar a todos tus funcionarios (independiente del tamaño del equipo) tener todo eso registrado y también documentado para consultar posteriormente. Y lo mejor de todo: sin papel. ¿Quieres descubrir cómo? Continua esta lectura…


TODO LO QUE QUEDA REGISTRADO, NO TIENE DESACUERDO.

Te vamos a contar una historia para ejemplificar: Gustavo era técnico de mantenimiento en una empresa de energía solar. Él sale para atender al cliente, pero antes pasa por varios lugares, resuelve cuestiones personales, y como consecuencia llega muy atrasado al local marcado para la visita. Atiende a los clientes rápidamente, sin finalizar el servicio y sale nuevamente para resolver otras cosas en la calle. A fin de mes reporta los KMs recorridos a su Jefe, Sr. Roberto, para recibir el reembolso del combustible que se gastó.

Hasta que un día, alguien le cuenta al Sr. Roberto que vio a Gustavo en un bar, en horario de trabajo. El despide a Gustavo y descubre también que muchos clientes fueron mal atendidos. Luego, contrata a otro técnico, Daniel, un chico joven, pero con experiencia, muy correcto, pasaba más tiempo en la casa de los clientes, porque explicaba detalles, miraba todo con mucha atención. Pero el sr. Roberto ya estaba empezando a desconfiar, traumatizado con el funcionario anterior, controlaba mucho más a Daniel.

Todo eso podría ser evitado y resuelto si la empresa tuviera un sistema que calcula exactamente la ruta que cada funcionario realiza en el día y de forma mensual. Eso es un software que conectado al GPS, muestra exactamente cuantos km un funcionario viajó en un determinado día o momento, de esa forma se vuelve mucho más fácil realizar el reembolso de los km recorridos.


Teniendo los datos en tus manos que comprueban eso, evitas los malentendidos, discusiones al respecto. El funcionario recibirá lo justo.



ES NECESARIO BASARSE EN DATOS, NO EN “ YO CREO “.

En vez de permanecer en la eterna duda si tu funcionario está siendo productivo o no, tu puedes planificar automáticamente la rutina. Eso dejará tu equipo más organizado, vas a economizar combustible y tiempo además de mejorar la atención al cliente. ¿Cómo?

Te vamos a explicar una historia más. Utilizando nuestros personajes, Gustavo y el sr. Roberto. Imaginate que en un día de trabajo, Gustavo tenía que atender 8 clientes. El problema es que cada uno de ellos estaba en un sector diferente de la ciudad. El técnico Gustavo tenía que terminar una visita y atravesar un tránsito horrible para llegar al próximo cliente, que estaba lejos.


Pero el equipo del Sr. Roberto tiene otros 5 técnicos. Y todos con su agenda del día llena también. Eso podría ser productivo si hiciera una rutina con una herramienta automática, en la computadora, y cada técnico recibiera su rutina, por el teléfono, antes de comenzar la jornada.


La rutina, o ruta, consigue identificar las direcciones más cercanas y hace los agendamientos para cada técnico con base en un parámetro de proximidad. Explicando de forma más clara: cada técnico atenderá clientes que viven más cerca, evitando y ahorrando tiempo y combustible.






SI EL CLIENTE EVALÚA LA ASISTENCIA, TU PUEDES MONITOREAR LA CALIDAD DEL SERVICIO EXTERNO.

Utilizando el software de 2WORKERS, cada vez que un técnico finaliza un servicio, será enviado al correo electrónico del cliente un reporte de cómo fue realizada la visita, solicitando también una evaluación. Si el cliente entiende que hubo una falla, fue mal atendido, o el servicio no fue cumplido, él podrá reclamar mediante ese canal y el mensaje le llegará directamente al gestor. Será tarea del gestor tomar las medidas necesarias para solucionar el problema lo más rápido posible. Pero, sin esa evaluación puede ser que empieces a perder clientes sin saber el porqué.

Imagínate esta situación: al cliente no le gustó la asistencia, pero no tuvo paciencia para realizar una llamada a la empresa y hacer el debido reclamo formal. Nadie entró en contacto con él para saber si esta todo bien. ¿Cuáles son las chances de ese cliente buscar a un competidor la próxima vez? Muy alta.



Pero, con un sistema de Encuestas de Satisfacción, tu puedes saber si el mismo está satisfecho y el porqué! Debes tener datos precisos en tus manos para contribuir con el crecimiento de tu empresa.


TENIENDO UN CHECK LIST, DISMINUYEN LAS CHANCES DEL TÉCNICO OLVIDAR ALGUNAS COSAS.

El cliente llama con un problema y necesita que sea solucionado! El no quiere que el funcionario se vaya dejando pendientes o que el problema continúe.



Y si tu tienes un equipo grande, sabes que es difícil controlar todo al mismo tiempo, Por lo tanto, tu equipo necesita un respaldo. Un checklist de actividades consigue dejar el trabajo del técnico más fácil y evita que se olvide de algunos detalles.

Mediante el checklist él tendrá que ver el trabajo que necesita realizar con aquel cliente específico y chequear que no falte nada.

TRABAJAR CON DATOS SIGNIFICA QUE TU EMPRESA TIENE FUTURO.

Todas esas formas de controles que presentamos, no es en mal sentido, como si el funcionario necesariamente tenga que ser controlado y monitoreado todo el tiempo porque falta confianza. Pero sí una forma de mejorar la gestión, dar una satisfacción al sector financiero de la empresa, y presentar reportes más concretos a los propietarios de la empresa (siendo o no, tu el dueño de la empresa)

Toda empresa necesita organización, procesos a seguir y registros. Solamente así para evaluar lo que necesita mejorar, lo que está siendo un gasto innecesario y de esta forma conseguir planificar el futuro de la empresa, para que se mantenga positivamente en el mercado.

Un buen gestor sabe que necesita datos para administrar mejor el equipo externo. Por eso, estamos aquí, cuenta con 2WOKERS. Todos estos datos pueden estar en la palma de tu mano con una única aplicación.



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