¿Cuál es la mejor manera de dar un feedback para tu equipo externo?

¡No pienses que el feedback es algo negativo! Si crees que el feedback sirve solamente para llamar la atención de un colaborador cuando comete un error… Quiero que sepas que quien está cometiendo un error, posiblemente, eres tú.

Feedback nada más es que pasar algunas devoluciones a tu equipo. Las devoluciones pueden ser buenas o malas, pero siempre que necesites decir las negativas, es recomendable traer algunas positivas también, además de una orientación clara de lo que tú colaborador debe hacer para mejorar. Vamos a explicarte cómo mejorar eso en este artículo. ¡Acompañame!

Después de contratar al equipo externo, es necesario adoptar prácticas que retengan a tus buenos colaboradores. Y antes de pensar en despedir los recién contratados que no están con un buen desempeño, intenta aplicar acciones que ayuden a mejorarlos. Al final, tu has gastado tiempo y dinero en el proceso selectivo, por lo tanto, no desperdicies eso simplemente despidiendo a alguien que solo necesita de una ayuda mayor.

¿Con qué frecuencia debe ser realizado?

Para un equipo externo, entregar feedbacks una vez por mes sería una buena frecuencia, ya que ellos pasan gran parte del tiempo en la calle y no permanecen cerca de los gestores. La ventaja de tener ese hábito es que tienes un mayor control de lo que está sucediendo y consigues mejorar detalles antes de que se vuelvan un problema más grave.

Pero cuando un nuevo colaborador entra al equipo, pueden realizarse feedbacks puntuales, casi todas las semanas, de modo que el gestor demuestre que está allí para auxiliar y no para simplemente estar cobrando y colocando presión. Un buen líder sabe motivar a sus colaboradores externos.

Quedar mucho tiempo sin feedback hace que la comunicación entre gestor y equipo se vuelva distante. Y de esta forma puedes perder el control sobre lo que está saliendo mal, o hasta perder tus colaboradores más dedicados y competentes.

¿Cómo debe ser realizado el feedback?

¡Mantente atento a la comunicación con tu equipo! ¿Ya ocurrió algún agendamiento con un cliente fallar por culpa de una conversación o orden que no quedó clara? ¿Tu no puedes esperar perder un cliente para mejorar eso, no?

Tengo seguridad de que la comunicación con tus colaboradores es clara y objetiva. Dejame decirte que 2Workers puede ayudar mucho en eso, de tal forma que no quedará un “ me dijo, le dije “, pues todo queda registrado en la aplicación, con horarios, fechas y observaciones.

Por más que sea bastante “ burocrático “, las informaciones necesitan estar padronizadas y accesibles. Pero ser burocrático no quiere decir que tenga que ser muy trabajoso y demorado, puede ser automatizado, de forma sencilla y rápida.

Si tu equipo es grande, con más de 10 colaboradores, tú puedes realizar el feedback mensual con todo el equipo, mostrando resultados positivos y realizando halagos. En la parte negativa, apenas explica los hechos que deben mejorar, sin mencionar nombres. Si por acaso, ocurre algún problema grave con algún colaborador específico, en ese caso si debes realizar un feedback puntual con aquella persona, de forma particular y discreta, sin que los otros compañeros perciban. Marca un horario con ese colaborador previamente.

¿De que forma?

Es importante también que el gestor tenga en consideración el estilo de cada colaborador e intente encajar las personalidades de cada uno en el modelo de gestión. Por ejemplo: hay colaboradores que se motivan más por la cuestión financiera, por lo tanto, debes adaptar tu discurso hablando sobre las comisiones (si las hay), sobre lo que conquistará con su remuneración a fin de mes, y sobre la tranquilidad de conseguir pagar las cuentas en día.

Para el colaborador que prioriza el reconocimiento, es más valioso realizar halagos, principalmente en público, refuerza sus conquistas y siempre coloca sus sueños en pauta al momento de realizar las devoluciones.

Pero, recordando, en ningún momento corrijas a un colaborador de forma grosera delante de otros colegas. Eso no refuerza el comportamiento positivo, al contrario, hace que el colaborador se sienta mas insatisfecho.

Siempre que hables sobre un error cometido, debes mostrar un plan de acción de lo que debe ser realizado para corregirlo o evitar que aquello ocurra nuevamente.

¿Cómo debo prepararme?

Antes de empezar un feedback, debes tener notas, y preparar lo que vas hablar y cómo lo vas hablar. En la aplicación de 2Workers tu puedes contar con varios datos:

• Los horarios de entrada de tu colaborador a cada cliente, para saber si está cumpliendo con el horario o siempre se retrasa;

• El tiempo de duración de cada visita técnica o asistencia (gracias al Check-in y Check-out que existe en la aplicación);

• Los KMs recorridos, para que la devolución sea realizada de forma justa;

• La ruta que cada colaborador hizo, para verificar si realmente lo cumplio de la forma que fue orientado;

• Las evaluaciones mediante encuesta de satisfacción de cada cliente, para saber si él está siendo cordial y eficaz en las visitas, garantizando la satisfacción de tus clientes;

• Los reportes realizados, con fotos y firmas de los clientes, para verificar si el servicio fue realizado correctamente y fue productivo;

Con todas estas informaciones en mano tú conseguirás pasar un feedback para tu equipo externo de forma clara y sin objeciones, pues no serán informaciones basadas en el “aire”. Mostrar los hechos y comprobar lo que estás diciendo hace parte de una gestión inteligente.

Antes de comenzar con el feedback, intenta “ quebrar el hielo “, pero que no parezca algo forzado. Haz un comentario sobre un juego que ocurrió el día anterior, o una noticia buena que hayas recibido, intenta generar un clima agradable para terminar con el clima “ pesado “.

Realiza un resumen breve de lo que va ser comentado, para que el colaborador sepa que está allí para alinear expectativas y recibir algunas orientaciones, principalmente en los primeros feedbacks que el colaborador esté contigo.

Al finalizar, ya marca con el equipo o el colaborador que tendrán otro feedback, para que no lo tome de “ sorpresa “ y se lo tome como algo “ malo “. De preferencia, ya deja el feedback como rutina, todos los lunes de cada mes, por ejemplo.

¿Qué hacer en casos donde el feedback no es positivo?

Evita frases como “tú siempre haces esto”, “ tu nunca consigues”, “ es muy difícil trabajar contigo”, con postura de gestor debes evitar hacer ciertas acusaciones. Siempre explica de forma clara el error y lo que debe hacer para que no ocurra nuevamente el mismo error. Enfocado en lo ocurrido, evitando mencionar nombres.

Si algún técnico quiebra un equipamiento de un cliente, por ejemplo.

En vez de decir “Juan no tuviste ningún tipo de cuidado, estás muy distraído, no sirves para trabajar de forma externa sin supervisión’. Cambia por: “Infelizmente un equipamiento se quebró, para evitar que esto pase, busquen llegar siempre en el horario estipulado para la visita, para que no ocurra que el técnico llegue apresurado, y trabaje sin atención. Es necesario concentración en lo que estamos haciendo y dedicar aquel momento con calidad”

¿En casos de despido?

Busca no hacer despidos en el momento de realizar un feedback, eso puede asustar a los otros colaboradores y dejarlos traumatizados cada vez que sean convocados para una devolución. Evitando reforzar aún más que el feedback siempre es algo negativo.

Si tu colaborador ya recibió feedback, tuvo un tiempo para adaptarse y mismo así continuó con los mismos errores o aún peor, cometió un error más grave, realmente puede es necesario un despido, pero busca hacerlo en un día y horario que no sea el mismo de feedback.

Si todavía crees que el feedback es un momento de tensión, piensa de la siguiente manera: el propósito es alinear expectativas, dejar claro cuales son los objetivos que necesitan alcanzar y conseguir identificar claramente los problemas cuando el éxito no viene.