Si brindas servicios de instalación, mantenimiento, reparos o algo similar, ya te habrás enfrentado con la necesidad de brindar o entregar una orden de trabajo (la famosa OT) para tus clientes. En este artículo, te vamos a mostrar los principales puntos de atención que debes tener en cuenta y cómo puedes mejorar la gestión de tu empresa.
¿Para qué sirve una orden de Trabajo?
El primer punto que muchas personas se preguntan es si realmente es necesario crear una orden de trabajo. Este documento sirve para conocer 5 artículos primordiales en la gestión de tu negocio con equipo en campo.
Seguridad Jurídica:
La OT es la mejor manera de documentar que un servicio contratado fue ejecutado. Es bastante común que ocurran disputas judiciales donde clientes alegan que servicios contratados no fueron ejecutados, o fueron parcialmente realizado. En estos procesos los clientes además de solicitar la devolución de eventuales valores pagos, pueden también solicitar una indemnización. Para protegerse jurídicamente tú necesitas un comprobante de que el servicio se haya realizado.
KPI’S para gestión de equipos externos
Con la documentación en mano de los servicios brindados tu puedes analizar los posibles puntos a mejorar, métricas importantes para el soporte como: atrasos, tiempo estimado de ejecución y el nivel de satisfacción de tus clientes.
Todo esto te brinda información para que tu puedas analizar la performance de tu equipo en campo, realizar las correcciones necesarias y aumentar la productividad de tu empresa.
Histórico de asistencia: el papel de la orden de Trabajo en el mantenimiento preventivo.
Otro punto ignorado por las empresas es el histórico de servicios prestados a sus clientes. Almacenar las órdenes de trabajo por cliente te muestra todos los mantenimientos e instalaciones ejecutadas por orden cronológica, eso te da más claridad y agilidad. Saber todo lo que ya fue ejecutado puede prevenir problemas y aumentar el nivel de confiabilidad que tu cliente tiene contigo.
Además la orden de trabajo tiene un papel fundamental en la gestión de tu plan de mantenimiento preventivo, una vez que dependes del histórico de mantenimientos para ejecutar mejor el trabajo.
¿Cuál es la diferencia entre un reporte de visita técnica y una orden de trabajo?
Muchas personas confunden un reporte de visita técnica con una orden de trabajo, si bien son parecidos, mas la realidad es que cumplen roles diferentes.
El reporte de visita técnica es un documento interno en el cual tu realizas un reporte del status de actividades ejecutadas, ya la orden de trabajo es un comprobante de que el trabajo contratado por el cliente, fue ejecutado. Por ejemplo, tu obligatoriamente tienes que dejar una copia de la orden de trabajo a tu cliente, mientras que el reporte de visitas técnicas no es obligatorio (a pesar de que algunas empresas igualmente lo envían para garantizar una mayor transparencia). Para más información sobre el reporte de visita técnica, haz click aquí.
¿Cuáles son las informaciones importantes en la orden de trabajo?
Tu ya has comprendido porque es importante tener una orden de trabajo, correcto? Por lo tanto llegamos al próximo paso que es: lo que no puede faltar en la orden de trabajo?
Este documento necesita contener información que confirme la ejecución del servicio y que brinde las informaciones necesarias sobre la visita técnica. No existe un modelo “fijo“ para las órdenes de trabajo, tu puedes estructurarla a tu manera, pero antes vamos a marcar algunos puntos esenciales para que no te pierdas.
Identificación de tu empresa
Como una copia permanece contigo, y la otra con tu cliente, es fundamental que el documento especifique a tu empresa, para garantizar jurídicamente que has sido tú quien brindó ese servicio. Normalmente el encabezado contiene esas informaciones.
Logo de tu empresa
Además de ser una excelente oportunidad de reforzar tu marca con tu cliente, necesitas colocar el logo de tu negocio en la orden de trabajo.
Razón social, contacto y dirección
Debes colocar en tu orden de trabajo la razón social con tu número de identificación empresarial, el teléfono, email de soporte y la dirección física de la empresa. Todo esto además de identificar a tu empresa en el documento, puede generar futuros negocios (El cliente con una copia puede consultar el documento para entrar en contacto contigo).
Identificación del cliente
Claramente es fundamental colocar la mayor cantidad posible de informaciones de tu cliente. Jurídicamente es necesario que esta información esté presente en el documento, para garantizar que tu realizaste un servicio para determinada persona o empresa.
Razón social o número de identificación personal, contacto y dirección.
Coloca las informaciones de registro del cliente ( número de identificación empresarial cuando sea una empresa, y el número de identificación personal para personas físicas), el contacto, email, teléfono y la dirección de tu cliente. Además de esto, es muy importante colocar el nombre del responsable, quien irá a firmar la orden de trabajo al final de la asistencia.
Informaciones del servicio
Esta etapa es la más importante de la OT, pues aquí están todas las informaciones sobre el servicio realizado. En la misma necesitas detallar una serie de informaciones importantes como:
Solicitud del cliente
Problema encontrado/Diagnosticado
Fecha de la asistencia/visita técnica
Horario de entrada y salida de los colaboradores
Gastos de materiales
Estado de la visita
Checklist de mantenimiento/Instalación
Nombre del colaborador que ejecutó la visita
Observación del técnico
Reporte de la incidencia en la visita
Fotos en la orden de servicio
Un punto fundamental para comprobar la asistencia es el uso de fotos del servicio. Adjuntar las fotos en la OT puede generar más confianza y profesionalismo para tu negocio. Otro factor es que hoy por hoy todos los smartphones poseen cámaras, por lo tanto para el técnico es fácil subir imágenes del antes y después de cada servicio.
Esto también vale para vistorias y acompañamiento de obras, donde es posible adjuntar la evolución del servicio (para actividades que llevan varios días para ser ejecutadas)
Firma del técnico responsable y del cliente
Al finalizar el servicio ejecutado es fundamental que tanto el cliente como el técnico responsable por el servicio firmen la orden de trabajo. La misma es el comprobante de que tu cliente está consciente de todo lo que fue realizado y concuerda con el estado del servicio. Además de garantizar seguridad jurídica, le proporciona a tu empresa el output necesario para garantizar que el servicio haya sido finalizado con éxito.
Muchos clientes empresariales con procesos de pagos burocráticos van a exigir este documento firmado por alguien de la empresa para realizar el debido pago, entonces no vamos a perder dinero, verdad?
¿Cómo realizar la orden de trabajo?
Como este documento necesita tener dos copias, tu necesitas crear un layout de OT en un software como Word o Excel e imprimirlo, o puedes hacer uso de la tecnología y tener una orden de trabajo digital. Te vamos a mostrar los beneficios de ambas.
OT en Word o Excel
La manera mas rápida de tener una orden de trabajo es crear un documento en word o excel e imprimirlo. Las ventajas de usar este modelo es la agilidad y rapidez con que el problema es resuelto, ya que en cuestión de minutos tu puedes comenzar a emitir órdenes de trabajo y ganar tiempo.
La parte negativa es la gestión y los costos que demanda esta estrategia. Hay que tener en cuenta que estos documentos se pueden estropear, romper y mojar. Además de esto tu vas a necesitar imprimir, lo que genera inversión de dinero y tiempo.
Otro factor a tener en cuenta es cómo organizar o entablar las informaciones recolectadas por las órdenes de trabajo. En caso de utilizar el método de la impresión, tu necesitas agrupar las informaciones manualmente y colocarlas en una planilla de excel o en un BI. Además de tomarte mucho tiempo es un trabajo que debe ser ejecutado siempre.
Nosotros recomendamos la impresión de ordenes de servicio para empresas que están iniciando, no poseen más de 1 servicio por día y 1 o 2 técnicos en campo, ya que en estos casos es muy fácil acompañar manualmente todas las actividades.
Sistema de OT Digital
Si tu empresa ya creció y ejecuta varios servicios por día y posee varios técnicos distribuidos por ciudad o en todo el país, ha llegado el momento de abandonar la orden de trabajo impresa en papel.
Un sistema que te permite acompañar la ejecución de cada actividad en tiempo real te va generar enormes ganancias en productividad y dinero.
Al momento de analizar un sistema es importante que el mismo contenga las siguientes funcionalidades:
Abertura de OT vía WEB y Mobile
Customización de layout de la OT, agregando checklists, presupuestos y Gastos de materiales.
Sistema de Check-in y Check-out automático, Geolocalización
Inserción de fotos y firmas en cuestionarios
Control de gastos materiales durante el servicio
Reportes de pausas de visitas técnicas
Fácil, y de sencilla utilización
Además de esto el sistema necesita lograr recolectar esas informaciones y traerte todo en formato gráfico para que puedas acompañar en tiempo real tu operación.
Conociendo 2Workers
Si llegaste hasta aquí es porque realmente estás queriendo crecer y profesionalizar tu negocio, si posees una empresa que brinda servicios, 2Workers es la herramienta correcta para ti. Prueba el sistema gratuitamente y analiza si tiene sentido para ti.
