• Gabriel Rodrigues

ORDEN DE SERVICIO: Aqui esta todo lo que necesitas saber:

Actualizado: 14 de dic de 2020




Si tu brindas servicios de instalación, mantenimiento, reparos o algo similar, ya te habrás enfrentado con la necesidad de brindar una orden de servicio (la famosa OS)

para tus clientes. En este artículo, te vamos a mostrar todos los principales puntos de atención que debes tener en cuenta y cómo puedes mejorar la gestión de tu empresa.

¿Para qué sirve una orden de servicio?

El primer punto que muchas personas se preguntan es si realmente es necesario crear una orden de servicio. Este documento sirve para conocer 5 artículos primordiales en la gestión de tu negocio o equipo en campo.

Seguridad Jurídica:

La OS es la mejor manera para documentar que un servicio contratado fue ejecutado. Es bastante común que ocurran disputas judiciales donde clientes alegan que servicios contratados no fueron ejecutados, o fueron parcialmente hechos. En estos procesos los clientes además de solicitar la devolución de eventuales valores pagos, pueden también solicitar una indemnización. Para protegerse jurídicamente tú necesitas un comprobante de que el servicio se haya realizado.

KPI’S para gestiones de equipos externos

Con la documentación en mano de los servicios brindados tu puedes analizar los posibles puntos a mejorar, métricas importantes para el soporte como: atrasos, tiempo estimado de asistencia y el grado de satisfacción de tus clientes.

Todo esto te brinda información para que tu puedas analizar la performance de tu equipo en campo, realizar las correcciones necesarias y aumentar la productividad de tu empresa.

Histórico de asistencia: el papel de la orden de servicio en el mantenimiento preventivo.

Otro punto ignorado por las empresas es el histórico de servicios prestados a sus clientes. Almacenar las órdenes de servicio por cliente te muestra todos los mantenimientos e instalaciones ejecutadas por orden cronológica, eso te da más claridad y agilidad. Saber todo lo que ya fue ejecutado puede prevenir problemas y aumentar el grado de confiabilidad que tu cliente tiene contigo.

Además la orden de servicio tiene un papel fundamental en la gestión de tu plan de mantenimiento preventivo, una vez que dependes del histórico de asistencia para ejecutar mejor el trabajo.

¿Cuál es la diferencia entre un reporte de visita técnica y una orden de servicio?

Muchas personas confunden un reporte de visita técnica con una orden de servicio, si bien son parecidos, pero la realidad es que cumplen roles diferentes.

El reporte de visita técnica es un documento interno en el cual tu realizas un reporte del estado de actividad ejecutada, ya la orden de servicio es un comprobante de que el trabajo contratado fue ejecutado. Por ejemplo, tu obligatoriamente tienes que dejar una copia de la orden de servicio a tu cliente, mientras que el reporte de visita técnica no exige eso (a pesar de que algunas empresas igualmente lo envían para garantizar una mayor transparencia) Para más información sobre el reporte de visita técnica, haz click aquí.

¿Cuáles son las informaciones importantes en la orden de servicio?

Tu ya has entendido porque es importante tener una orden de servicio, correcto? Por lo tanto llegamos al próximo paso que es: lo que no puede faltar en mi orden de servicio?

Este documento necesita tener información que va a confirmar la ejecución del servicio y brindarte las informaciones necesarias sobre la asistencia. No existe un modelo “fijo“ para las órdenes de servicio, tu puedes estructurarla a tu manera, pero antes vamos a marcar algunos puntos esenciales para que no te pierdas.

Identificación de tu empresa


Como una copia permanece contigo, y la otra con tu cliente, es fundamental que el documento especifique a tu empresa, para garantizar jurídicamente que has sido tú quien brindó ese servicio. Normalmente el encabezado contiene esas informaciones.

Logo de tu empresa

Además de ser una excelente oportunidad de reforzar tu marca con tu cliente, tu necesitas colocar el logo de tu negocio en la orden de servicio.

Razón social, contacto y dirección

Debes colocar en tu orden de servicio la razón social con tu número de identificación empresarial, el teléfono, tu email de soporte y la dirección física de tu empresa. Todo esto además de identificar a tu empresa en el documento, puede generar futuros negocios (El cliente con una copia puede consultar el documento para entrar en contacto contigo).

Identificación del cliente

Claramente es fundamental colocar la mayor cantidad posible de informaciones de tu cliente. Jurídicamente es necesario que esta información esté presente en el documento, para garantizar que tu realizaste un servicio para determinada persona o empresa.

Razón social o número de identificación personal, contacto y dirección.

Coloca las informaciones de registro del cliente ( número de identificación empresarial cuando sea una empresa, y el número de identificación personal para personas físicas), el contacto, email, teléfono y la dirección de tu cliente. Además de esto, es muy importante colocar el nombre del responsable, quien irá a firmar la orden de servicio al final de la asistencia.

Informaciones del servicio

Esta etapa es la más importante de la OS, pues aquí están todas las informaciones sobre el servicio realizado. En la misma necesitas detallar una serie de informaciones importantes como:

  • Solicitud del cliente

  • Problema encontrado/Diagnosticado

  • Fecha de la asistencia/visita técnica

  • Horario de entrada y salida de los colaboradores

  • Gastos materiales

  • Estado de la visita

  • Checklist de mantenimiento/Instalación

  • Nombre del colaborador que ejecutó la visita

  • Observación del técnico

  • Reporte de la incidencia en la visita

Fotos en la orden de servicio

Un punto fundamental para comprobar la asistencia es el uso de fotos del servicio. Adjuntar las fotos en la OS puede generar más confiabilidad y profesionalismo para tu negocio. Otro factor es que hoy por hoy todos los smartphones poseen cámaras, por lo tanto al técnico le facilita subir imágenes del antes y después de cada servicio.

Esto también vale para vistorias y acompañamiento de obras, donde es posible adjuntar la evolución del servicio (para actividades que llevan varios días para ser ejecutadas)

Firma del técnico responsable y del cliente

Al finalizar el servicio ejecutado es fundamental que tanto el cliente como el técnico responsable por la asistencia firmen la orden de servicio. La misma es el comprobante de que tu cliente está consciente de todo lo que fue hecho y concuerda con el estado del servicio. Además de garantizar seguridad jurídica, le proporciona a tu empresa el output necesario para garantizar que la asistencia haya finalizado con éxito.

Muchos clientes empresariales con procesos de pagos burocráticos van a exigir este documento firmado por alguien de la empresa para realizar el debido pago, entonces no vamos a perder dinero, verdad?

¿Cómo realizar la orden de servicio?

Como este documento necesita tener dos copias, tu necesitas crear un layout de OS en un software como Word o Excel e imprimirlo, o puedes hacer uso de la tecnología y tener una orden de servicio digital. Te vamos a mostrar los beneficios de ambas.


OS en Word o Excel

La manera mas rapida de tener una orden de servicio es crear un documento en word o excel e imprimirlo. Las ventajas de usar este modelo es la agilidad y rapidez con que el problema es resuelto, ya que en cuestión de minutos tu puedes comenzar a emitir órdenes de servicio y ganar tiempo.

La parte negativa es la gestión y los costos que demanda esta estrategia. Hay que tener en cuenta que estos documentos se pueden estropear, romper y mojar. Además de esto tu vas a necesitar imprimir, lo que genera inversión de dinero y tiempo.

Otro factor a tener en cuenta es cómo organizar o entablar las informaciones recolectadas por las órdenes de servicio. En caso de utilizar el método de la impresión, tu necesitas agrupar las informaciones manualmente y colocarlas en una planilla de excel o en un BI. Además de tomarte mucho tiempo es un trabajo que debe ser ejecutado siempre.

Nosotros recomendamos la impresión de ordenes de servicio para empresas que están iniciando, no poseen más de 1 servicio por dia y 1 o 2 técnicos en campo, ya que en estos casos es muy fácil acompañar manualmente todas las actividades.

Sistema de OS Digital

Si tu empresa ya creció y ejecuta varios servicios por día y posee varios técnicos separados por ciudad o hasta en el país, ha llegado el momento de abandonar la orden de servicio impresa en papel.

Un sistema que te permite acompañar la ejecución de cada actividad en tiempo real te va generar enormes ganancias de productividad y dinero.

Al momento de analizar un sistema es importante que el mismo tenga las siguientes funcionalidades:

  • Abertura de OS via WEB y Mobile

  • Customización de layout de la OS, agregando checklists, presupuestos y Gastos materiales.

  • Sistema de Check-in y Check-out automático

  • Inserción de fotos y firmas en cuestionarios

  • Control de gastos materiales durante la asistencia

  • Reporte de pausas

  • Facil, y de sencilla utilización

Además de esto el sistema necesita lograr recolectar esas informaciones y traerte todo en formato gráfico para que puedas acompañar en tiempo real tu operación.

Conociendo 2 Workers

Si llegaste hasta aquí es porque realmente estás queriendo crecer y profesionalizar tu negocio, si posees una empresa que brinda servicios, 2 Workers es la herramienta correcta para ti. Prueba el sistema gratuitamente y analiza si tiene sentido para ti.


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