La Orden de Trabajo puede ser una cuestión muy burocrática, demorada…. O simple y DIGITAL! ¿Cuál prefieres?
Independientemente del ramo en el que opere tu empresa, es necesario tener control de los servicios practicados por tus colaboradores, y de manera organizada. Esto no es algo nuevo, ¿verdad?
El problema es que, a menudo, ante tantas demandas de atención a los clientes y varios empleados dependiendo de la OT, terminas hundiéndote en tantos roles y todo el servicio parece complicado para un solo gerente, ¿verdad?
Inclusive puede suceder que pierdas un papel muy importante en medio de todo esto. Lo que te dará un gran dolor de cabeza.
Es pensando en estos vacíos (fallas) que se creó la ORDEN DE TRABAJO DIGITAL. Puedes tener un modelo de gestión en la palma de tu mano, literalmente, con una aplicación en tu teléfono que es un software de gestión para control externo.
PERO CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE LA ORDEN DE TRABAJO TRADICIONAL X ORDEN DE TRABAJO DIGITAL?
En el tradicional, el documento se completa enteramente en papel. El Gerente necesita imprimir la orden de TRABAJO, entregarla a cada colaborador que prestará el servicio externo, el colaborador debe llevarlo al domicilio del cliente, pedir la firma, devolverlo con el papel en perfecto estado, ya que esta se guardará en cajas y cajones.
Si quieres que este documento se vuelva digital y no perder las informaciones, tienes que digitalizar uno por uno en la máquina... ¡tienes tiempo para realizar esta digitalización todos los días!?
Aunque tengas una secretaria a tu disposición... acaba siendo una pérdida de tiempo organizar todos estos papeles y poder encontrarlos fácilmente cuando necesites consultar el documento.
En la orden de trabajo digital, todo se realiza en la computadora o celular, tu colaborador puede ser mucho más productivo, ya que tendrá acceso al sistema donde revisará todo el servicio necesario (checklist), podrá tomar fotos del lugar o el equipo para enviar en el informe, y tendrás todo listo! ¡Incluso con la firma del cliente también en formato digital! El cliente firma en la pantalla, en modelo Touch.
Mientras tanto, puedes seguir todo desde donde estés, monitoreando todo mucho más fácilmente, incluyendo visualizar la ubicación exacta de tu colaborador, saber dónde está, cuánto tiempo le tomará llegar al cliente y por qué llegó tarde, por ejemplo.
¿CUALES SON LAS VENTAJAS DE LA ORDEN DE TRABAJO DIGITAL?
Creo que ya te habrás dado cuenta de los beneficios y ventajas solo con hablar sobre las diferencias con el método antiguo, pero aun así, expliquemos por qué este nuevo modelo de gestión tiene tanto éxito entre las empresas más reconocidas.
TIEMPO -> ¿Alguna vez ha sucedido que tu colaborador llega a la casa de un cliente y se da cuenta de que olvidó la orden de trabajo? ¿O algún otro documento importante? Porque si nunca te ha pasado, debes saber que tienes suerte. Te sorprendería saber cuántas veces hemos escuchado casos como este... y no queremos llamar a la mala suerte, pero algún día le puede pasar a tu equipo.
El punto es que, al tener un sistema totalmente digital, tu colaborador solo necesita hacer clic en la orden de trabajo correspondiente a ese cliente. No es necesario que regrese a la empresa para obtener el documento.
Además, el sistema ya viene integrado con GPS, lo que le facilita a tus colaboradores conseguir ubicar la dirección mucho más fácil, siguiendo las rutas que escapan del tránsito congestionado, evitando retrasos y ahorrando tiempo.
ORGANIZACIÓN -> todo se almacenará en la nube. Elimina el problema de perder papel o dañarlo. El gerente podrá seguir todo con solo escribir el nombre del colaborador o del cliente. Dicho software, ayuda al propietario o coordinador a organizar visitas programadas todas por dentro de un calendario.
Y el colaborador asignado para ejecutar el servicio recibirá este alerta en su celular, en forma digital, esto también ayuda a evitar las fallas de comunicación, pues cuando alguien escribe con una letra que no se entiende muy bien, la letra termina dificultando la comprensión.
ECONOMÍA -> El primer ahorro visible será definido por la reducción de emisión de papeles impresos, incluso el medio ambiente te lo agradece. También será posible ahorrar gasolina. Sí, eso mismo. Si eres dueño del negocio y tienes varios colaboradores trabajando externamente, sabes que realmente no puedes controlar qué camino toma cada colaborador durante el horario de oficina, así que si tienes la ruta exacta en tiempo real, sabrás cuantos km fueron recorridos y cuánto combustible se necesitó y/o fue utilizado.
Con un sistema facilitando todo el trabajo y la gestión, probablemente no necesitarás contratar más colaboradores para poder gestionarlo todo, ni una nueva secretaria para organizar todos esos papeles.
SATISFACCIÓN DEL CLIENTE -> ¡Esta es la ventaja más importante! Con un sistema digital, el riesgo de que tu colaborador llegue tarde o no asista, se reduce drásticamente. Y, si tu colaborador comete un error, sabrás cómo explicarle a tu cliente por qué hubo un retraso, por ejemplo, e incluso enviar un reemplazo a tiempo. De esta forma, logras atender a tu cliente en el día señalado, mostrando organización y responsabilidad.
Tu cliente también podrá evaluar el servicio, y esto se almacenará para futuras retroalimentaciones del equipo, además de poder sortear una situación desde el principio, sin dejar que el consumidor quede insatisfecho.
Si tu cliente tiene algún problemas con tu producto / servicio, antes de la realización del mantenimiento preventivo, tendrás acceso a visualizar los detalles de lo que sucedió en la última visita y en ese mismo instante podrás programar lo que debería ser mejorado o ejecutado en la siguiente.
