Uno de los mayores problemas que enfrentan los gestores de equipos externos es si es o no el momento de invertir en software de gestión de equipos externos.
Hablaremos sobre un tema delicado, al final, todos sabemos que hablar de inversión en estos días no es un tema fácil.
Con eso en mente, decidí escribir este artículo especialmente para ti, gestor, que todavía tienes dudas sobre si invertir o no en software que te ayude a realizar la gestión de tus equipos externos.
Por eso, hemos creado una breve guía para que pueda, de una vez por todas, identificar sus necesidades y decidir si es el momento adecuado para invertir.
Acompañame:
#1 ¿Cómo ruterizas a tu equipo externo?
Muchas empresas no logran crear rutas para cada miembro del equipo externo y terminan gastando demasiado en combustible y perdiendo oportunidades de atender a los clientes potenciales.
¿Esto ocurre en su empresa? Si la respuesta es si, esta es la primera razón para invertir en software de gestión de equipos externos.
Con una ruta bien elaborada y analizando a los clientes en cada región, puede dirigir a los colaboradores adecuados para que atiendan a cada tipo de cliente.
Con esto, ahorras tiempo, los colaboradores pueden dedicar más tiempo a cada cliente y gastar menos combustible porque atienden a una sola región y no a clientes repartidos por toda la ciudad.
Con una ruta en mano y actualizaciones a través de GPS, puedes saber cuándo y con quién está trabajando tu colaborador.
Cuando inviertes en una aplicación como 2Workers, trazar rutas para cada empleado y seguirlas es mucho más fácil.
Al final, los gestores pueden seleccionar las mejores rutas para los diferentes equipos, que atienden diferentes puntos o regiones. Además de tener autonomía para cobrarle a tu equipo, si las visitas, designadas con antelación, no suceden.
Y si el colaborador ha completado todas sus tareas, el gestor podrá programar nuevas tareas desde la ubicación donde se encuentre. Esto ahorra tiempo y combustible.
Todo esto se puede hacer desde la aplicación o desde el acceso web. ¡El gestor puede elegir la forma más fácil y necesaria!
#2 ¿Papeles acumulados en tu escritorio?
Ser sustentable en el mundo actual es necesario y su empresa no debería ser diferente.
¿Sabes cuándo te das cuenta de que la mayoría de los papeles en tu escritorio no son útiles y muchos ni siquiera sabes de dónde vienen?
Muy bien, entiendo que hay documentos que son imposibles de escanear. Pero si notas que todo este papeleo empieza a molestar y a ocupar mucho espacio, lo que genera costos innecesarios, es hora de un cambio.
Contando con un software para gestionar equipos externos, podrás reducir el enorme papeleo que acaba creando cada colaborador en cada visita que realiza.
Con una herramienta como 2Workers, puedes registrar tareas en la aplicación y acabar con la necesidad de seguir creando varias órdenes de trabajo en papel en cada visita a los clientes.
De esta forma, evitas la necesidad de imprimir varias copias de documentos que son necesarios.
¡Menos papel y más tecnología! 😉
#3 ¿Cómo planificas las visitas de tu equipo externo?
Probablemente debes escribir todo en papel o en una hoja de cálculo en Excel. Y ya sabes que el uso excesivo de papel en tu empresa no cae bien, ¿verdad?
Al planificar de esta manera, terminas perdiendo mucho tiempo buscando quién atiende a qué cliente y en qué día.
Con el software se puede tener una visión más integral de esta planificación, pudiendo medir la productividad de cada colaborador y de cada equipo.
También puedes verificar si las tareas se han completado y lo que queda por hacer durante el día, la semana e incluso el mes.
Si no tienes un software que te ayude con esto, probablemente tengas que confiar y esperar que la visita se haya realizado y que el servicio haya sido bueno y eficaz.
¿Y cómo sabrás si tu técnico está haciendo un buen trabajo si no tienes referencias, críticas y opiniones?
Cuando tienes un sistema que te permite realizar una encuesta de satisfacción del cliente, y conocer el servicio que está siendo prestado se vuelve aún más fácil y muy útil.
Cuando el gestor puede personalizar el informe, donde puede hacer las preguntas de su elección, las mejoras pueden ser mucho mayores.
Con una planificación más optimizada, puedes predecir, con más convicción, los costos y las ganancias que tiene con su equipo.
La gestión de equipos externos ocurre mejor cuando se pueden organizar las visitas que se realizan y las que se deben realizar.
#4 Informes de costos con datos reales.
Muchos gestores de equipos externos sufren con los gastos de sus colaboradores y no saben de dónde vienen estos gastos ni cómo reducirlos.
Lo que sucede a menudo es que el colaborador dice que gastó una cantidad adicional para obtener un reembolso mayor.
Y, debido a la falta de control sobre los gastos de cada colaborador, la empresa acaba asumiendo pérdidas. Y, sin saber realmente quién lo causó.
Pero, ¿cómo se puede solucionar esto con un software de gestión de equipos externo?
En este tipo de software, los colaboradores pueden liberar en tiempo real los recibos de todos los gastos que tuvieron a través de fotografías de los recibos. Es decir, ese gasto lo comprueba el colaborador que realizó la tarea.
Los empleados pueden publicar fotos y datos en tiempo real sobre cada servicio que realizaron durante el día.
Por lo tanto, al final de cada semana o mes, el gestor del equipo puede emitir un informe sobre los gastos de cada colaborador y proporcionar un reembolso más preciso de los gastos.
Además, puede informar el gasto por equipo o por tiempo (ya sea por día, semana o mes).
Controlar gatos de equipos externos puede ser mucho más fácil y confiable de esta manera.
#5 ¿Cómo saber el tiempo que un colaborador demora en una visita con determinado cliente?
¿Y cómo saber si visitó a todos los clientes que se suponía que debía visitar?
Si aún no tiene un software para gestionar toda esta información, probablemente tenga que confiar en la palabra de cada colaborador.
Y es mucho más efectivo para ti tener un control en tiempo real de cada tarea realizada y cada visita. ¿Estás de acuerdo conmigo?
Con el software puedes controlar el inicio y el final de cada servicio en tiempo real. También puedes establecer el precio de la hora trabajada para tener una idea del costo de cada colaborador.
Con el informe de tareas completadas también podrás saber qué colaborador está siendo más productivo e incluso puede proponer premios.
Por ejemplo, cuando tienes uno o más colaboradores, que tienen muy buena productividad, pueden servir de referencia.
Cuando das más incentivos, puedes hacer que tus colaboradores trabajen con más disposición y dedicación.
#6 Controla de cerca las actividades de tus colaboradores.
Una función muy interesante del software de gestión de equipos externos es el chat en línea.
Permite a los gestores ponerse en contacto con sus colaboradores en tiempo real, incluso mientras atienden a un cliente.
Esta es una excelente manera de acercar a los gestores a los colaboradores y mantenerse en contacto de manera más directa y rápida.
Por ejemplo, si el colaborador tarda mucho en llegar al cliente, el gestor puede preguntarle sobre la demora o el colaborador puede notificarlo con anticipación.
Si el colaborador tiene una pregunta sobre el servicio, por ejemplo, puede comunicarse directamente con el gestor. Sin complicaciones.
Con la funcionalidad de chat en línea, el gestor también puede conversar y transmitir nueva información a sus colaboradores en tiempo real, como dirigir nuevas rutas o clientes.
Consideración final:
Cuando gestionas equipos externos sin la ayuda de un software, es prácticamente imposible recopilar datos tan precisos y en tiempo real sobre las actividades de sus colaboradores.
Por todas estas razones (y varias otras que encontrarás en los materiales de nuestro blog), puedes saber, exactamente, si es el momento de invertir en un software de gestión de equipos externos
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